CONSIDERACIONES
La opción de Asistencias es una herramienta poderosa que puede utilizarse y configurarse de acuerdo al giro de tu empresa. El propósito de esta herramienta es llevar la bitácora de servicios prestados a tus clientes de una forma muy detallada. Algunos ejemplos del uso de la asistencias pueden ser:
- Si tu giro incluye la reparación de equipos electrodomésticos, celulares, equipos instalados en los vehículos, etc., entonces puedes llevar un registro por cliente de todos los servicios de reparación y mantenimiento que le haces a los equipos que les has vendido.
- Si das servicios médicos, pueden utilizarlo para llevar un expediente clínico por paciente. Cada asistencia es una cita donde puedes detallar el diagnóstico y el tratamiento que has recetado.
- Si tu giro incluye asesorías, puedes llevar a través de las asistencias una bitácora de todas las asesorías que le has brindado a tu cliente.
- Si entre tus servicios se encuentra dar soporte en línea, puedes llevar la bitácora de todos esos soportes, emitir un reporte mensual y enviárselo a tu cliente para efectos por ejemplo de facturación.
Como puedes ver con estos ejemplos, tú puedes utilizar esta herramienta dándole la configuración que más apropiada a tu giro.
PREPARACIÓN PARA EL USO DE LAS ASISTENCIAS
Antes de utilizar esta herramienta, debes configurar algunas opciones.
PASO 1. Creación de los Servicios como Asistencias
Debes crear los servicios que van a servir de base para tus Asistencias. Para esto, debe entrar a la opción Administración de Servicios que se encuentra en el módulo de Operaciones Diarias y luego haz clic en el menú de Administración. En la ficha del servicio marca la opción Item de Asistencia al Cliente. Con esta opción marcada ya podrás utilizar este servicio también como item para las Asistencias que vas a registrar.
PASO 2. Creación del catálogo de técnicos
Debes crear el catálogo de personas que darán la asistencias, ya sean técnico, médico, asesor, etc. Para esto debes entrar al Catálogo de Técnicos. Esta opción se encuentra en el módulo de Operaciones Diarias, en la pestaña de Facturación y en el botón de Catálogos. En el menú que aparece selecciona la opción Catálogo de Técnicos.
En la ventana principal del catálogo de técnicos, encontrará un área donde puede cambiar el nombre de Técnico por un nombre que se encuentre asociado a su giro. Este nombre aparecerá en el momento que registre las asistencias. De esta forma podrá personalizar más esta opción.
En esta ventana registre el nombre de las personas que darán las asistencias.
REGISTRANDO LAS ASISTENCIAS
Una vez creados los servicios que darán como Asistencias y creado el catálogo de personas que darán dichas asistencias; entonces ya estamos listos para utilizar esta herramienta.
Para utilizarla debe entrar a la Consulta Integrada de Clientes que se encuentra en el módulo de Servicio al Cliente.
Una vez adentro de la ventana del cliente, haga clic en la pestaña Asistencias. Desde esta ventana podrá consultar todas las asistencias del cliente y registrar nuevas asistencias, modificar y eliminar asistencias ya registradas por medio de los botones correspondientes.
Haciendo clic en el botón de impresión de la ventana principal de asistencias, podrá imprimir en un solo reporte todas las asistencia que se listan en ese momento. Para imprimir una asistencia en particular, entre a la asistencia y haga clic en el botón de impresión.
